Mise à disposition des locaux Pôle Santé

Locaux pour activités extracurriculaires

Les activités extracurriculaires sont toutes les demandes qui ne sont pas rattachées à l’UE – unité d’enseignement du catalogue des programmes de l’ULB. Ceci regroupe des réalités très variées : formations, réunions, conférences, séminaires, thèses, formation continue, examens «hors ULB», cours préparatoires, summer schools, autres événements…

Le Service d’appui et de Coordination des Horaires et Auditoires gère seulement la réservation des locaux. Pour tout autre service nécessaire pour le bon déroulement de votre évènement voici les bonnes pratiques et la liste de contacts 

Nous informerons les différents services ULB en lien avec votre évènement (le service évènement, la surveillance, le service de nettoyage, les infrastructures, et l’audiovisuel).

La demande peut être envoyée en remplissant le formulaire via l'onglet ci-dessous.
 

Formulaire

Vous trouverez le formulaire à compléter via ce lien :

• Formulaire de réservation de salle

Procédure

La disponibilité reste sous réserve
Une fois les activités institutionnelles et les cours placés. Une demande en journée, doit favoriser une plage horaire paire et de 2h.

• Délai pour les demandes internes ou externes : 3 semaines ou 10 jours ouvrables avant le jour de la première activité (Salle Dupréel 20 jours ouvrables)
• Délai pour les demandes multiples (récurrences), la demande doit être entrée avant les attributions massives des cours et examens (voir le calendrier)

Vous complétez le formulaire avec toutes les informations nécessaires
Date(s) - horaire(s) - description de l'activité (en quelques lignes) - nombre de participant(s) et en fonction de l'activité ensuite compléter la fiche d'information

Une fois le formulaire reçu, le service horaires et auditoires traite la demande
La durée de traitement peut varier selon : 

• Les dates
• Les critères de l’organisateur 
• Les périodes d'attribution des auditoires
• La disponibilité des locaux

Le service horaires et auditoires vous soumet une proposition de local (avec devis)
Pour finaliser votre réservation, vous avez 10 jours pour valider à l'aide du lien envoyé dans l'email. 

Liste des tarifs pour la réservation d'activités extracurriculaires

Période de confirmation de votre réservation
Si vous êtes soumis à une nécessité de validation de salles de manière plus anticipée, nous vous invitons à vous orienter vers d'autres pistes. 

Informations nécessaires pour la confirmation de votre demande
Merci de bien relire les Conditions générales de location des salles à l'ULB ainsi que les Informations utiles pour l'organisation d'une activité extracurriculaire.

Votre dossier est alors en ordre 
Disclaimer: L’ULB se réserve le droit de refuser une activité. Le service horaires et auditoires peut ne pas accepter votre demande si les délais et la procédure ci-dessus ne sont pas respectés et également en fonction de la disponibilité des locaux. La priorité de l’attribution des locaux banalisés est pour l’enseignement et aux évènements institutionnels, associées et internes.